一、管理工作文檔的技巧

1. 建立臨時(shí)文件夾

很多人整理電腦桌面，只是簡(jiǎn)單粗暴地刪除。而我的方法，是在日事清的云盤(pán)里建立一個(gè)臨時(shí)的文件夾。一天的工作完成，或者懶得幾天都不想去整理資料的時(shí)候，你可以把所有的資料通通放入這個(gè)臨時(shí)文件夾里，然后把無(wú)法分類(lèi)的文件夾整合到一個(gè)文件中。

文件以日期為署名為主，這樣做的好處在于，當(dāng)你空下時(shí)間去整理文件夾的時(shí)候，就可以清楚地知道這個(gè)文件是哪一天產(chǎn)生的。

2. 判斷是否有保存價(jià)值

第二個(gè)小技巧是，我們?cè)谡砼R時(shí)文件夾時(shí)，需要做一個(gè)判斷：這個(gè)文件夾里的文件是不是都有保存價(jià)值。

因?yàn)楹芏鄷r(shí)候我們下載的文件來(lái)自于公司或同事，或是我們從網(wǎng)上找到的一些資源。當(dāng)我們確認(rèn)這個(gè)文件沒(méi)有保存價(jià)值，我們可以直接刪除這些文件，否則它們會(huì)擾亂我們做文件管理的思路。

3. 關(guān)聯(lián)性

在文件存放或者整理時(shí)，我們可以把同一個(gè)項(xiàng)目的文件統(tǒng)一放到一個(gè)項(xiàng)目名稱命名的文件夾下面，不僅方便我們平時(shí)調(diào)閱，也方便以后歸檔查詢。

比如，我們公司在六月份需要做一個(gè)團(tuán)建，你可以把它理解為一個(gè)項(xiàng)目。那么在這個(gè)項(xiàng)目之中，我們可能涉及到一些游戲的策劃、規(guī)則，還要需要一些影像資料、去參加活動(dòng)人員的名單、住宿信息，各種各樣的表格。

這些文件都有一定關(guān)聯(lián)性的，都屬于團(tuán)建的項(xiàng)目。所以說(shuō)把這些文件放到同一個(gè)項(xiàng)目里，以后我們調(diào)閱起來(lái)會(huì)更加方便。如果你按照文件格式，把這些文件的圖片歸到一類(lèi)，excel表格歸到一類(lèi)、word歸到一類(lèi)，這個(gè)時(shí)候調(diào)閱起來(lái)反而不方便。

4. 合理的文件命名

在文件存放或者整理時(shí)，我們可以把同一個(gè)項(xiàng)目的文件統(tǒng)一放到一個(gè)項(xiàng)目名稱命名的文件夾下面，不僅方便我們平時(shí)調(diào)閱，也方便以后歸檔查詢。

比如，我們公司在六月份需要做一個(gè)團(tuán)建，你可以把它理解為一個(gè)項(xiàng)目。那么在這個(gè)項(xiàng)目之中，我們可能涉及到一些游戲的策劃、規(guī)則，還要需要一些影像資料、去參加活動(dòng)人員的名單、住宿信息，各種各樣的表格。

這些文件都有一定關(guān)聯(lián)性的，都屬于團(tuán)建的項(xiàng)目。所以說(shuō)把這些文件放到同一個(gè)項(xiàng)目里，以后我們調(diào)閱起來(lái)會(huì)更加方便。如果你按照文件格式，把這些文件的圖片歸到一類(lèi)，excel表格歸到一類(lèi)、word歸到一類(lèi)，這個(gè)時(shí)候調(diào)閱起來(lái)反而不方便。

延伸閱讀：

二、使用日事清做文件管理的優(yōu)勢(shì)

公司知識(shí)文化的沉淀

因?yàn)槿帐虑灞旧硎且粋€(gè)可以做團(tuán)隊(duì)協(xié)同、任務(wù)管理的軟件。云盤(pán)是公司知識(shí)文化沉淀的地方。因?yàn)檫@里面我們可以存放不同部門(mén)的資料，不用擔(dān)心這些文件或者數(shù)據(jù)丟失。

多終端數(shù)據(jù)的同步

不是所有的文件管理工具都能夠做到多終端的數(shù)據(jù)同步。日事清分為網(wǎng)頁(yè)版和客戶端?？梢远嘟K端同步。

文本的在線編輯

日事清還能實(shí)現(xiàn)非常的流行的在線編輯功能。相信很多人都有這種需求，尤其是有遠(yuǎn)程辦公或者出差情況需求的公司，我們上傳到到日事清的文件夾可以多人共享和在線的編輯操作。

查看權(quán)限

最后是查看權(quán)限。有人會(huì)疑問(wèn)： 日事清的云盤(pán)做文件管理，是不是我所有的文件，包括我公司的文件資料、個(gè)人的資料，其他人都能看得到？這個(gè)我可以告訴你，盡管放心，因?yàn)槿帐虑宓奈募A可以加入不同的成員。